Hoe je met een tankpas kosten bespaart

De meeste wagenparkbeheerders weten hoe een tankpas kan helpen om kosten te besparen. Helaas wordt het gebruik daarvan vaak afgedaan als hype of niet nodig, en blijft men op de vertrouwde wijze brandstof afrekenen. Bijvoorbeeld door de bestuurders zelf de kilometerstanden te laten bijhouden, transacties te laten voorschieten en hen deze te laten declareren.

Deze werkwijze leidt tot vele extra kosten, en is zeer tijdrovend. Alle bonnen moeten verzameld en verwerkt worden. Met het gebruik van tankpassen bespaart het bedrijf vele kosten.

Merkgebonden tankpassen

Eén van de eerste voordelen is gekoppeld aan merkgebonden tankpassen. Dit zijn tankpassen die, zoals de naam al zegt, te gebruiken zijn bij een enkel merk. Een voordeel van merkgebonden tankpassen kan zijn dat er een korting verstrekt wordt over de brandstofprijzen. Hierdoor kan een financieel voordeel behaald worden. Nadeel kan uiteraard wel zijn dat de bestuurders altijd bij een specifiek tankstation moeten tanken.

Universele tankpassen

Naast merkgebonden tankpassen zijn er ook tankpassen in omloop die merk onafhankelijk zijn. Hierbij zijn geen kortingen op brandstofprijzen van toepassing. Wel worden deze tankpassen overal geaccepteerd. Hierdoor ontstaat een groot gebruiksgemak. Ook kun je met deze tankpassen een groot prijsvoordeel behalen door te tanken bij de voordeligste tankstations.

Minder administratie kosten

Een voordeel van het gebruik van tankpassen waar de meeste wagenparkbeheerders nog verbaasd over zijn,  is de hoeveelheid informatie die de tankpas biedt. Vaak hebben wagenparkbeheerders geen accountant meer nodig en zijn zij zelf in staat om de belastingopgave te doen.

De meeste moderne tankpassen bieden gedetailteerde informatie over elke transactie inclusief de volgende gegevens:

• Bestuurdersgegevens
• Kilometerstand tijdens de transactie
• Datum van de transactie
• Tijd van de transactie
• Tanklocatie
• Transactiebedrag

Het altijd beschikken over deze informatie in een overzichtelijke rapportage, maakt de belastingopgave gemakkelijk zonder hulp van een accountant.

Niet teveel vergoeden

Elke wagenparkbeheerder vertrouwt uiteraard op zijn bestuurders. Echter bestaat er altijd een kans dat er fouten gemaakt worden in het bijhouden van de gegevens en administratie. Hierdoor komt het (vaak) voor dat er teveel kosten uitgekeerd worden aan de berijder.

Helaas komt het ook voor dat bestuurders misbruik maken en niet eerlijk zijn over de brandstofuitgaven. Er zijn gevallen bekend waarbij brandstofbonnen vervalst worden om zo extra kosten te kunnen declareren.  Ook verliest men bonnen en moeten zij ‘gissen’ naar het juiste bedrag. Uiteraard is dit niet nauwkeurig.

Wanneer fouten en misbruik vaak voorkomen kan dit serieuze invloed hebben op de totale kosten van het wagenpark. Ook kunt u belasting niet terugvorderen over de verloren bonnen.

Het gebruik van een tankpas zorgt ervoor dat misstanden voorkomen worden, en u altijd de belasting op uw brandstofkosten kunt terugvorderen.

Kortingen

Vele hedendaagse tankpassen bieden kortingen aan. Hoewel dit per type pas kan verschillen lopen de kortingen op tot wel 5 eurocent per liter! Zolang de brandstoftransacties goed geadministreerd worden zijn de kortingen gegarandeerd. Dit betekent dat bedrijven die slim werken met de tankpas veel kosten kunnen besparen.

Wanneer u zoekt naar mogelijkheden om kosten te besparen, begrijpt u dat het gebruik van tankpassen voor u de juiste keuze is.