Waarom een tankpas beter is dan contant betalen

Wagenparkbeheerders hebben vele mogelijkheden om brandstof af te rekenen voor het wagenpark. Een veel gebruikte manier is het contant afrekenen van brandstoftransacties. Deze manier van betalen van brandstof kent vele bezwaren. 
Het voornaamste bezwaar, met contant betalen, de berijder zelf de brandstofkosten moet voor schieten. De berijder moet de brandstofkosten vervolgens declareren en wachten op de betaling. Ook is hierbij nog een kans dat fouten ontstaan. Dit is één van de belangrijkste redenen dat afrekenen met tankpassen een slimmere keuze is dan contant betalen.

Controle over uitgaven

Het is onmogelijk om controle uit te oefenen op de uitgaven die gedaan worden met contant geld. Uiteraard verzamelt u de bonnen van alle transacties, echter deze bevatten niet meer informatie dan dat er een bedrag uitgegeven is op een specifieke locatie. U heeft geen verdere ruimte voor controle of mogelijkheden om de transacties te beïnvloeden.

Wanneer een tankpas gebruikt wordt, heeft u wel controle over alle uitgaven. Bijvoorbeeld hoe vaak een tankpas gebruikt kan worden door welke berijder, en voor welk bedrag er afgerekend kan worden. Als wagenparkbeheerder heeft u daarmee veel meer mogelijkheden dan wanneer er betaald wordt met contant geld.

Besparen per liter

Elke tankpas heeft zijn eigen mogelijkheden. De meeste tankpassen bieden wel de mogelijkheden om kosten te besparen voor elke transactie die gedaan wordt met de tankpas. Bijvoorbeeld wanneer er op bepaalde locaties getankt wordt waar kortingen van toepassing zijn.

Tankpassen die deze mogelijkheid bieden worden vaak op vele locaties geaccepteerd, bijvoorbeeld bij merken die bijna overal te vinden zijn.

Hierdoor heeft u de mogelijkheid om kosten te besparen op elke liter die getankt wordt. Dit is uiteraard niet mogelijk wanneer u de medewerker zelf de transacties laat betalen met contant geld of zijn bankpas. 

Volledige rapportage bij elke transactie

Wanneer brandstof afgerekend wordt met bijvoorbeeld contant geld, zijn er weinig transactiedetails beschikbaar. De meeste tankpassen verzamelen diverse informatie bij elke transactie welke direct beschikbaar is voor de wagenparkbeheerder.

Deze informatie bestaat uit welke transactie door welke berijder wordt gedaan, de kilometerstand van het voertuig, de locatie waar de transactie heeft plaatsgevonden en nog enkele andere details. Dit maakt het mogelijk om rapportages te maken en kosten in kaart te brengen. Dit zorgt er ook voor dat fraude en misbruik niet kan voorkomen.

Door het gebruik van een tankpas maakt u alle brandstofuitgaven geheel inzichtelijk.

Overige uitgaven

Het is belangrijk om te vermelden dat niet alle tankpassen alleen voor brandstoftransacties gebruikt kunnen worden. Sommige tankpassen bieden ook de mogelijkheid om onderhoud en andere kosten voor uw voertuigen af te rekenen.

De meeste berijders zullen niet in de gelegenheid zijn om dit soort uitgaven zelf te betalen en te declareren. Een tankpas die ook bij pech en onderhoud gebruikt kan worden kan daarom erg prettig zijn in geval van nood.

Met zoveel voordelen is het bijna niet voor te stellen dat er nog steeds contant wordt betaald in plaats van dat men afrekent met een tankpas.